Mise en œuvre détaillée
Phase 1 : Préparation (J-6 mois à J-1 mois)
J-6 mois :
- Validation du budget et finalisation du plan de financement.
- Création du comité d'organisation et répartition des tâches.
- Lancement de l'appel à candidatures pour les conférenciers et animateurs d'ateliers.
- Sélection du site du salon et négociation des conditions de location.
J-5 mois :
- Lancement de la campagne de communication et de marketing.
- Création du site web du salon et des pages sur les réseaux sociaux.
- Rédaction des supports de communication (brochures, flyers, affiches).
- Mise en place des partenariats avec les médias et les organisations.
J-4 mois :
- Finalisation du programme du salon et sélection des participants aux ateliers pratiques.
- Négociation des partenariats avec les sponsors et les exposants.
- Lancement de la vente des billets d'entrée.
- Recrutement du personnel et formation des bénévoles.
J-1 mois :
- Finalisation de la logistique (aménagement du site, restauration, etc.).
- Envoi des invitations aux conférenciers, animateurs et participants.
- Mise en place de la signalétique et des stands d'exposition.
- Organisation des réunions de coordination avec les différents prestataires.
Phase 2 : Déroulement du Salon (J-2 à J)
J-2 :
- Accueil des conférenciers, animateurs et participants.
- Mise en place des stands d'exposition et du village de la cybersécurité.
- Derniers tests techniques et logistiques.
J-1 :
- Journée de préouverture pour les partenaires et les sponsors.
- Mise en place finale du site du salon et des animations.
- Briefing du personnel et des bénévoles.
J :
- Ouverture officielle du salon et discours des autorités.
- Déroulement des conférences, ateliers et autres activités selon le programme.
- Animation du village de la cybersécurité et des stands d'exposition.
- Assurer la sécurité et le bon déroulement de l'événement.
Phase 3 : Suivi et évaluation (J+1 à J+6 mois)
J+1 :
- Collecte des retours des participants et des partenaires.
- Rédaction d'un rapport préliminaire sur le salon.
- Identification des points d'amélioration pour les éditions futures.
J+2 à J+4 :
- Analyse des données collectées et rédaction du rapport final du salon.
- Communication des résultats aux partenaires et aux sponsors.
- Organisation d'une réunion de bilan avec le comité d'organisation.
J+5 à J+6 mois :
- Mise en œuvre des actions d'amélioration pour les éditions futures.
- Remerciements aux partenaires, sponsors et bénévoles.
- Archivage des documents et supports du salon.
BUDGET PREVISIONEL
BUDGET PREVISIONEL
| DESIGNATION | UNITE | QUANTITE | PRIX UNITAIRE (en FCFA) | PRIX TOTAL (en FCFA) |
|---|---|---|---|---|
| PHASE 1 : PREPARATION (de j-6 mois à j-1mois) | ||||
| I. LOCATION ET LOGISTIQUE | ||||
| Location du site | Salle | 2 | 2 000 000 | 2 000 000 |
| Location de voiture | Jour | 15 | 100 000 | 1 500 000 |
| II. COMMUNICATION ET MARKETING | ||||
| Impression de flyers | Affiche | 100 | 2 000 | 200 000 |
| Campagne de Publicité digitale | Jour | 250 000 | 250 000 | |
| Site web | Site web | 1 | 100 000 | 100 000 |
| III. ADMINISTRATION ET GESTION | ||||
| Frais administratifs | 200 000 | 200 000 | ||
| Fournitures de bureaux | 250 000 | 250 000 | ||
| Frais de deplacements et d'ebergement | 200 000 | 200 000 | ||
| Total phase 1 : 4 700 000 FCFA | ||||
| PHASE 2 : FINALISATION DE L’ORGANISATION ET DEROULEMENT DU SALON (de j-1mois à j-j+1 jours) | ||||
| I. LOCATION ET LOGISTIQUE | ||||
| Location de Bus | Bus | 2 | 150 000 | 300 000 |
| Matériel de Conférence | 500 000 | 500 000 | ||
| II. MARKETING, COMMUNICATION ET ANIMATION | ||||
| Couverture médiatique | Média | 3 | 750 000 | 750 000 |
| Conception Bagrup | Bagrup | 2 | 75 000 | 150 000 |
| Conception rollup | rollup | 10 | 30 000 | 300 000 |
| Conception de banderoles | banderoles | 2 | 30 000 | 60 000 |
| III. RESTAURATION | ||||
| Traiteur et restauration | 1 000 000 | 1 000 000 | ||
| Raffraichissements | 200 000 | 200 000 | ||
| IV. ANIMATEURS ET PERSONNEL | ||||
| Prime Personnel ARPD | 1 000 000 | |||
| Prime Bénévoles | Prime | 15 | 20 000 | 300 000 |
| Honoraires des Conferenciers | Honoraires | 3 | 500 000 | 1 500 000 |
| Honoraires des Animateurs d'ateliers | Honoraires | 3 | 300 000 | 900 000 |
| Hebergement des Participants | Chambre d'hotel | 6 | 300 000 | 300 000 |
| Total phase 2 : 10 460 000 FCFA | ||||
| PHASE 3 : SUIVI ET EVALUATION (de j-j à j-j+6mois) | ||||
| Confection de recueils d'avis | livre formulaire | 500 | 100 | 100 000 |
| Confection de rapports | Rapports | 50 | 1 000 | 50 000 |
| Confection du livre de l'evenement | Livre | 100 | 2 000 | 20 000 |
| imprévus | 100 000 | |||
| Total phase 3 : 450 000 FCFA | ||||
| Total Général | 15 610 000 | |||